ブースのデザインは決まった。展示物も準備できた。あとは当日を待つだけ——と思っていたら、出展社マニュアルの後ろに「電気使用申込書」「インターネット回線申込書」「給排水設備申込書」が挟まっている。何ワット必要なのかも、そもそも申し込みが要るのかも分からない。初出展の担当者が最後に慌てるのが、この「付帯設備」の手続きです。
この記事では、付帯設備とは何か、電源は何ワット見ておけばいいのか、ネット回線は本当に必要か、締切はいつかを整理します。
「付帯設備」とは、ブースに引き込むインフラのこと
付帯設備とは、小間の中で使う電気・通信・水道・ガス・圧縮空気といったインフラの総称です。会場の床下や天井を通る配管・配線から自分の小間まで引き込む工事を、主催者経由で申し込むしくみになっています。
ポイントは、装飾を外部の会社に頼んでいても、付帯設備だけは主催者の指定業者に申し込むケースが多いこと。安全管理上、会場側が一括で管理しているためです。「装飾会社に任せてあるから大丈夫」と思い込んでいると、当日ブースに電気が来ていない、という事態になりかねません。
電気の申し込みは「工事」と「容量」の2階建て
電気の申し込みでいちばん混乱しやすいのが、費用が2種類あることです。ひとつは電気幹線工事費（会場の電源から小間まで引き込む工事の費用。1次側工事とも呼びます）、もうひとつが電気使用料（実際に使う電力に対して1kW単位でかかる費用）です。
申込書には「単相100V ○kW」「三相200V ○kW」という欄があり、ここに必要な容量を書き込みます。まずは自社ブースで使う機器の消費電力を合計しましょう。
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1小間のブース、いくらでつくれる？
いずれも1小間（3m×3m）・税別。照明込みで、ターポリンやパネルなどの装飾は別料金です。
何ワット必要？ 機器別の消費電力の目安
目安として、展示会でよく使う機器の消費電力はおおよそ次のとおりです。正確な数字は機器本体の銘板やカタログで確認してください。
| 機器 | 消費電力の目安 |
|---|---|
| LEDスポットライト（1灯） | 約10〜30W |
| 43インチ液晶モニター | 約100W |
| ノートパソコン | 約50〜80W |
| タブレット充電 | 約20W |
| 電気ケトル・コーヒーメーカー | 約1,000〜1,300W |
| 小型冷蔵庫 | 約100〜150W |
たとえば1小間（幅約3m×奥行約3m）でスポットライト6灯（約150W）＋43インチモニター1台（約100W）＋ノートPC2台（約150W）なら、合計は約400W。単相100Vで1kWの申し込みがあれば余裕をもって足ります。
注意したいのは、加熱系の機器はそれ1台で1kWを食うこと。試飲コーナーでコーヒーを淹れる、実演で加熱装置を使うといった場合は、照明とは別に容量を積む必要があります。ぎりぎりで申し込むとブレーカーが落ちて展示が止まるため、合計値の2〜3割増しが安心です。照明そのものの考え方は暗いブースに人は来ない。展示会照明の基本をどうぞ。
インターネット回線は本当に必要か
結論から言えば、「通信が止まると成立しない展示」をするなら申し込む、そうでなければモバイル回線で足りることが多いです。
有線LANが要る代表例は、クラウドサービスのライブデモ、動画のストリーミング、名刺のオンライン登録を大量に行う場合。会場では数万人がスマートフォンを使うため、モバイル回線が極端に遅くなる時間帯があります。デモが止まれば商談も止まるので、ここはケチらないほうがいい部分です。
逆に、動画をモニターで流すだけならUSBメモリからのローカル再生にすれば通信は不要です（モニターに何を流せばいい？）。なお自前のモバイルルーターを置く場合、会場によっては無線機器の使用申請が必要です。
給排水・ガス・圧縮空気が必要になるケース
食品や調理器具、美容機器などを扱う場合は水まわりの設備が必要です。給水と排水はセットで申し込むのが基本で、床下ピットからの引き込み位置によって小間内のレイアウトが制約を受けます。圧縮空気（エア）も同じく申し込み制です。
大事なのは、設備の位置が決まらないとブースのレイアウトが確定しないこと。使う予定があるなら、デザインの打ち合わせの初回で必ず伝えてください。図面が固まってから「実は水が要ります」となると、やり直しになります。条件の整理にはオリエンシートの書き方が参考になります。
締切はいつ？ 遅れるとどうなる？
付帯設備の申込締切は、目安として会期の1〜2か月前が多く、装飾の届出より早いこともあります。そして多くの展示会で、締切後の申し込みには2〜5割程度の割増料金が設定されています。直前や当日の申し込みは受け付けられない場合も。
マニュアルが届いた時点で申込書だけを抜き出し、締切日を全部カレンダーに入れてしまうのがおすすめです。書類全体の流れは展示会の提出書類と申請手続きの基本にまとめています。
当日、持っていくと助かるもの
申し込みを済ませても、小間の中の配線は自分たちで面倒を見ることになります。電源タップ（3m以上を2〜3本）、延長コード（5m前後）、養生テープとケーブルモール、結束バンド、電源アダプターの予備を箱にまとめておきましょう。特に養生テープとケーブルモールは、床を這う配線で来場者がつまずく事故を防ぐ意味でも重要です（搬入・搬出の段取りと持ち物リスト）。
よくある質問
Q. 電源の容量は多めに申し込んでおけば安心ですか？
ある程度の余裕は必要ですが、1kW単位で課金されるため闇雲に増やすと費用が膨らみます。合計に2〜3割を足した数字を基準に、キリのいい単位へ切り上げるのが現実的です。加熱系機器だけは別枠でしっかり積んでください。
Q. 装飾会社が申し込みを代行してくれますか？
代行できる場合が多いですが、展示会によって扱いが異なります。大切なのは「誰が、いつまでに、どの書類を出すか」を最初の打ち合わせで明文化すること。曖昧なまま進むと、双方が「相手がやっているはず」と思い込んで締切を逃します。
Q. 隣の小間から電気を分けてもらえますか？
できません。電源は小間ごとに管理されており、他社の小間から引くのは規約上も安全管理上も認められていません。会場の壁面コンセントを勝手に使うことも禁止です。
まとめ
付帯設備は地味な手続きですが、失敗したときのダメージがいちばん大きい領域です。押さえるべきは3つ。使う機器の消費電力を早めに合計すること、通信が止まると困る展示かどうかを判断すること、そして締切をカレンダーに入れること。これだけで、当日は展示そのものに集中できます。
電源や水まわりの条件は、ブースのレイアウトそのものを左右します。装飾の打ち合わせの初回で共有する——これをぜひ習慣にしてください。実際の施工例は施工事例でご覧いただけます。
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