ブースのデザインが決まり、展示物も用意できた。あとは当日を待つだけ——と思っていたところに、事務局から「車両搬入証の申請はお済みですか」と連絡が来て慌てる。初めての出展でいちばん抜け落ちやすいのが、この搬入・搬出の段取りです。会場は使用できる時間が分単位で決まっていて、当日の朝に入って準備を始めればいい、というものではありません。この記事では、搬入日の一日の流れ、荷物の送り方の選び方、忘れると当日が止まる持ち物、そして意外と体力を使う搬出までを整理します。
搬入は「会期前日」が基本。まず出展社マニュアルを開く
多くの展示会では、会期の前日が搬入日です。前日の午前に装飾業者が壁面や床、電気の施工を行い、午後に出展社が展示物や配布物を持ち込む——という二段構えがよくあるパターンです。ただし大規模展では前々日から2日間の搬入期間が設けられることもあれば、小規模な展示会では前日の午後3時間だけ、ということもあります。
確認先は、出展申込後に配布される出展社マニュアル(冊子またはPDF)の「搬入出スケジュール」のページです。ここに何時から何時までという時間、荷物の到着指定日、車両の入場ルートまで書かれています。会場が県外で輸送に時間がかかる場合は、到着まで1〜2日みておく必要があります。搬入証や車両証をはじめとする各種申請の全体像は、出し忘れると当日が止まる。展示会の提出書類と申請手続きの基本でまとめています。
搬入日の一日は、だいたいこう流れる
目安として、前日搬入・翌日開幕という一般的なパターンを時系列にすると次のようになります。実際の時刻はマニュアルの記載が優先ですが、「何がどの順番で起きるか」を頭に入れておくと動きやすくなります。
| 時間帯 | やること | 注意点 |
|---|---|---|
| 前日 9:00〜12:00 | 装飾業者による施工(壁面・床・電気) | 出展社の立ち会いは不要なことも多い |
| 前日 13:00〜16:00 | 展示物・什器の搬入、荷解き | 台車の順番待ちで30分並ぶこともある |
| 前日 16:00〜18:00 | レイアウト調整、照明とモニターの点灯確認 | 電源が生きるのは施工完了後 |
| 前日 18:00 | 会場閉館 | 原則として延長できない |
| 初日 7:30〜9:30 | 最終確認、配布物の補充、朝礼 | 開場30分前には人が立てる状態に |
ポイントは、前日の18時に会場が閉まるということです。「夜のうちにやっておこう」が通用しません。前日にやり残したことは、初日の朝1時間半に押し込まれます。
展示会ブースかんたん見積もり「NEIGHBOR」
1小間のブース、いくらでつくれる？
いずれも1小間（3m×3m）・税別。照明込みで、ターポリンやパネルなどの装飾は別料金です。
荷物は「送る」か「持ち込む」か。3つの選択肢
会場に荷物を届ける方法は、大きく3つあります。それぞれ費用と手間が違うので、荷物の量で選びます。
1. 宅配便で会場へ直送する。事務局が指定した到着日・時間帯があり、それより早く着いた荷物は受け取ってもらえないことがあります。送り状には社名だけでなく小間番号(例: 3-15)を大きく書いてください。会場には数千の荷物が届くため、小間番号がないと迷子になります。
2. 主催者の指定輸送業者に頼む。会場内での荷捌き、台車やフォークリフトの使用は、この指定業者を経由するルールになっている展示会がほとんどです。パレット単位の荷物や重量物、機械類はこちらが確実です。有料で、事前申込が必要になります。
3. 自社の車で持ち込む。事前申請した車両搬入証が必要です。荷降ろしできる時間は15〜30分程度に制限され、降ろしたらすぐ場外の待機場所へ移動します。段ボール5箱程度までなら現実的な選択肢ですが、それ以上なら宅配便か指定業者に任せたほうが早く終わります。
忘れると当日が止まるもの
展示会場の売店で買えるものは、ほとんどありません。持ち込み忘れは「近くのコンビニまで往復40分」に直結します。カテゴリごとに数量の目安つきで挙げます。
| カテゴリ | 具体例 | 数量の目安 |
|---|---|---|
| 配布物 | 会社案内、チラシ、ノベルティ | 想定する名刺交換数の1.5倍 |
| 記録用 | 名刺入れ、アンケート用紙、クリップボード | クリップボードは来場者用に3セット |
| 工具・消耗品 | 養生テープ、はさみ、結束バンド、延長コード、電源タップ | 電源タップは2個以上 |
| 見栄えの維持 | ウェットティッシュ、粘着ローラー、予備の電池 | 各1 |
| 書類 | 出展社証、車両搬入証、出展社マニュアル | 人数分+予備1 |
特に忘れがちなのが延長コードと電源タップです。ブースに用意されている電源の位置と、モニターや照明を置きたい位置は、たいてい一致しません。持ち物の全体像は出展1週間前にやること。直前準備のチェックリストもあわせてご覧ください。
搬出は「終わってから」が本番
見落とされがちですが、体力的にきついのは搬出です。最終日の終了アナウンスと同時に、会場の何百社が一斉に片付けを始めます。通路も台車もエレベーターも渋滞し、1時間で終わるはずの作業が3時間かかることも珍しくありません。持ち帰り便の受付にも締切時刻があり、それを過ぎると翌日引き取りか自己搬出になります。
搬出をスムーズにするコツは4つです。①最終日の午前中に、持ち帰る荷物と会場で処分する荷物を分けておく。②返送用の送り状を事前に記入して持参する(会場で書き始めると30分は溶けます)。③搬出要員を2名以上確保し、誰が残るか事前に決めておく。④レンタルした什器は数を数えてから返す——不足があると後から請求されます。当日に起きやすいトラブル全般については機材故障、搬入遅れ…展示会当日のトラブル対処法で扱っています。
装飾を業者に頼むと、搬入のどこが楽になるか
ブース装飾を専門業者に依頼すると、壁面・床・電気・照明の施工とその撤去は業者側の作業になり、出展社が前日にやることは展示物を並べて配布物を置く工程だけに絞られます。荷受けや開梱の代行を頼めることも多いので、担当者が立ち会えない場合は事前に相談してみてください。仕上がりのイメージは施工事例をご覧ください。費用の目安として、当社のブース発注サービス「NEIGHBOR」では壁だけのプランが1小間18万円〜(2小間28万円〜)、システムブースが1小間28万円〜(2小間42万円〜)、木工造作のブースが1小間72万円〜(2小間105万円〜)。いずれも照明込みの参考価格で、ターポリンやパネル等の装飾は別料金です。
よくある質問
Q. 搬入日に社員が立ち会えません。どうすればいいですか
A. 装飾業者が入っていれば、荷受けと開梱、展示物の仮置きまで代行できることが多いです。ただしレイアウトの最終判断は現場写真をやり取りしながら決めることになるため、「どの棚に何を置くか」を図にして事前に渡しておくとスムーズです。装飾業者を入れていない場合は、指定輸送業者に荷受けだけ依頼できるか事務局に確認してください。
Q. 前日にどうしても間に合わない荷物があります
A. 初日の朝に搬入を受け付ける展示会は多いですが、時間は開場前の1〜2時間程度と短く、台車の使用が制限される時間帯もあります。少量の手持ち荷物なら問題ありませんが、什器のような大物は前日搬入が原則と考えてください。
Q. 会期中にチラシが足りなくなったら、追加で送れますか
A. 会場の荷受け窓口は搬入日で閉まることが多く、会期中の荷物は事務局預かりになって自分で取りに行く形になります。受け取れる時間も限られるため、配布物は最初から多めに持ち込むのが安全です。想定より減りが早いと感じたら、初日の夕方までに手を打ってください。
まとめ
搬入・搬出は成果そのものを生む工程ではありません。だからこそ後回しにされ、直前で慌てる原因になります。やることはシンプルです。出展社マニュアルの搬入出ページを早めに読み、荷物の届け方を決め、持ち物リストを作り、搬出の分担を先に決めておく。この4つを1か月前に済ませておくだけで、前日と最終日の消耗はかなり減ります。そこで使わずに済んだ体力は、そのまま会期中の商談にまわせます。
東京フィルムアートでは、初めての出展でも安心の展示会ブース装飾サービスを提供しています。イメージ図を選ぶだけで概算見積もりがつくれる「NEIGHBOR」もぜひご活用ください。
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