機材故障、搬入遅れ…展示会当日のトラブル対処法

入念に準備しても、展示会当日には想定外が起きるものです。大切なのは、トラブルをゼロにすることではなく、起きたときに慌てず対処できる備えをしておくこと。よくあるトラブルと対処の考え方を紹介します。

モニターやデモ機が動かないとき

最も多いのが機材トラブルです。まず確認するのは電源・ケーブル・入力切替の3点。それでも直らないときのために、デモ動画はUSBメモリとノートPCの両方に入れておく、紙の資料でも説明できるようにしておく、と「二段構えの代替手段」を準備しておきましょう。会場によっては備品のレンタルサービスもあるので、主催者事務局の場所は最初に確認しておきます。

荷物が届かない・足りないとき

宅配便の遅延や積み忘れも定番のトラブルです。開場前に気づけるよう、搬入日に荷物の数を必ず検品しましょう。パンフレットが届かない場合に備え、データはクラウドに置いておくと、最悪コンビニプリントで最低限の枚数を確保できます。名刺だけは、個人の手荷物に分散して持つのが鉄則です。

スタッフが急に来られないとき

体調不良などで人員が欠けることもあります。2人体制が1人になっても回せるよう、休憩時間の代替プランと「1人のときはデモを止めて声かけに集中する」など縮退運転のルールを決めておくと、当日の判断に迷いません。

まとめ

機材は二段構え、荷物は検品とクラウド保険、人員は縮退プラン。トラブルは「起きるもの」として備えておけば、当日は落ち着いて対処できます。

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