客足が止まる時間に、何をする？ 展示会の「空き時間」を成果に変える過ごし方

展示会に立ってみると、想像していたのと違うことがひとつあります。ずっと忙しいわけではない、ということです。人の波が押し寄せる時間がある一方で、通路を歩く人がまばらになり、スタッフが手持ちぶさたになる時間が必ずやってきます。

この「空き時間」の過ごし方で、ブースの印象も、会期後の成果も変わります。この記事では、空き時間にやってはいけないことと、ブースの中と外でできること、そして事前に決めておくと当日迷わない準備を紹介します。

展示会には、人の流れに波がある

来場者の数は、会期中ずっと同じではありません。展示会によって違いはありますが、傾向として、開場してすぐの時間、昼食の時間帯、閉場が近づく夕方は、通路の人が減りやすくなります。会場内でセミナーや講演が開かれている時間に、人がそちらへ流れることもあります。

大切なのは、これを「運が悪い」と受け止めないことです。空き時間は必ず来るものと考え、あらかじめ使い道を決めておく。それだけで、同じ3日間から得られるものが増えます。

空き時間にやってしまいがちな、4つのこと

人が来ない時間のブースは、通路から意外とよく見られています。次の4つは、来場者が近寄りにくくなる代表的な過ごし方です。

• スマホを見る。仕事の連絡であっても、通路からは「暇そう」「話しかけにくい」と映ります。
• スタッフ同士で輪になって話す。内向きの輪ができると、入口がふさがれたように見えます。
• 椅子に座り込む。休憩は必要ですが、ブースの前面で座ると閉店しているような印象になります。
• 腕を組んで通路をじっと見る。待ち構えられている感じが出て、来場者は目をそらします。

休憩の取り方はスタッフの休憩・体調管理を、立ち位置の基本は展示会スタッフの服装・立ち位置・声かけを参考にしてください。

ブースの中でできる、5つのこと

空き時間は、混んでいるときにはできない作業を進める時間です。

やること	時間の目安	ねらい
展示物と配布資料を整える	5分	ずれた展示、減ったパンフレットを元に戻す
名刺にメモを書き足す	1枚につき1分	話した内容を、記憶が新しいうちに残す
ブースの写真を撮る	10分	人が少ない時間のほうが全体をきれいに撮れる
説明のしかたを見直す	10分	よく聞かれた質問と、うまく伝わった言い方を共有する
通路からブースを眺める	3分	来場者の目線で、見えにくいところを探す

なかでも優先したいのは、名刺へのメモです。10人と話したあとには、最初の3人の話は細かいところから薄れていきます。「いつ頃導入を検討」「上司に確認してから連絡」といった一言が残っているかどうかで、会期後の連絡の質が変わります。何を残すかは当日に「何を聞いて、どう残すか」の設計で説明しています。

ブースの外でできること

スタッフが2人以上いるなら、交代でブースを離れる時間をつくるのも有効です。ただし、ブースを無人にしないことが条件です。

ひとつは、他社のブースを見て回ることです。自社と同じ広さのブースが、壁をどう使い、どこに人を立たせているか。自分のブースに立ったあとで見ると、気づくことが増えます。見るポイントは競合・他社ブースの見学術にまとめています。

もうひとつは、近くの出展者へのあいさつです。隣や向かいのブースは、3日間を一緒に過ごす相手です。あいさつをしておくと、荷物の置き場所や音量などで小さな行き違いが起きたときにも話がしやすくなります。出展者同士の会話から、取引や紹介につながることもあります。

空き時間に来た人とは、じっくり話せる

空き時間のいちばんの価値は、ここにあります。混んでいる時間は、ひとりの来場者に使える時間が2〜3分に限られます。一方、空いている時間に足を止めてくれた人とは、10分、15分と話ができます。

そのためにも、空き時間の作業は「すぐに手を止められるもの」にしておきます。作業に集中しすぎて、目の前を通る人に気づかないのでは意味がありません。作業は体を通路に向けて行い、人が近づいたら顔を上げて、あいさつをする。この切り替えを全員で徹底します。

会期の前に「空き時間リスト」を決めておく

当日その場で考えると、結局はスマホを見て終わってしまいます。会期の前に、空き時間にやることを紙1枚にまとめておきましょう。

• やることを5つ程度、優先順に書く
• 誰が担当するかを決める(写真は誰、メモの確認は誰、など)
• ブースを離れてよい時間の長さと、同時に離れてよい人数を決める
• リストはバックヤードや受付台の内側など、スタッフだけが見える場所に貼る

その日に気づいたことは、閉場後の振り返りで共有すると翌日に活かせます。進め方は会期中にやる「終礼」と日ごとの改善をご覧ください。通路から見やすく、スタッフが動きやすいブースの例は施工事例にも掲載しています。

よくある質問

Q. スタッフが1人しかいない場合は、どうすればよいですか？

ブースを離れる作業はあきらめ、ブースの中でできることに絞ります。名刺へのメモと展示の整え直しだけでも十分に意味があります。お手洗いなどで離れるときは、戻る時刻を書いた札を置いておくと親切です。

Q. 空き時間に、会社のメールを返してもよいですか？

急ぎのものは、ブースの奥やバックヤードなど通路から見えにくい場所で、短時間で済ませましょう。ブースの前面で画面を見続けるのは避けたいところです。会期中は社内に「返信が遅れる」と伝えておくと、気持ちにも余裕ができます。

まとめ

展示会には、人の流れが止まる時間が必ずあります。その時間をスマホや雑談で流すか、展示の整え直しや名刺のメモ、他社の見学に使うかで、3日間の中身は変わります。

そして、空いている時間に来てくれた来場者こそ、じっくり話せる相手です。作業はすぐに手を止められるものにして、いつでも迎えられる姿勢でいること。会期の前に、空き時間にやることを5つ書き出すところから始めてみてください。

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