展示会が終わると、手元には数十枚から数百枚の名刺が残ります。「せっかくだから全員にメルマガを送ろう」と考えるのは自然なことです。ただ、送り方を間違えると、相手に「勝手に登録された」と思われて信頼を損ねたり、法律上の問題になったりすることがあります。
この記事では、展示会で受け取った名刺・アンケート・来場者バッジの情報を扱うときの基本ルールと、相手に嫌がられないフォローの進め方を、実務の目線で整理します。なお、ここで紹介するのは一般的な考え方です。具体的な運用は最新の法令やガイドライン、必要に応じて専門家に確認してください。
名刺も「個人情報」。まず押さえたい3つの原則
名刺には氏名・会社名・メールアドレス・電話番号が載っており、個人情報にあたります。会社として扱う以上、次の3つは最低限押さえておきましょう。
- 利用目的を伝える：個人情報を取得したら、利用目的を本人に知らせるか公表する必要があります。自社サイトのプライバシーポリシーに「展示会等で取得した情報を、製品・サービスのご案内に利用します」と明記しておくのが基本です
- 目的の範囲で使う：伝えた目的と関係のない使い方をしない
- 安全に保管し、勝手に外へ渡さない：紛失・漏えいを防ぎ、本人の同意なく他社に提供しない
名刺交換の場面では「仕事上の連絡に使う」ことは状況から明らかと考えられますが、メルマガやセミナー案内まで送るつもりなら、ポリシーやアンケート用紙で目的をはっきり示しておくほうが安全です。
メルマガは送っていい？ 名刺交換と同意の関係
広告や宣伝を目的としたメールについては、特定電子メール法により、原則として事前に同意を得た相手にだけ送れる（オプトイン）とされています。ただし、名刺などの書面で自らメールアドレスを知らせてきた相手には、例外的に送ることができると整理されています。
ここで注意したいのは、例外にあたる場合でも、送信者の名称や配信停止の方法をメールに表示する義務があり、停止を求められたら以後は送れないという点です。また、一般消費者向けの通信販売の広告メールに該当する場合は、別の法律（特定商取引法）で同意が必要になることがあります。
入手経路ごとの扱いを目安としてまとめると、次のようになります。
| 入手経路 | メール案内の考え方（目安） | ひと工夫 |
|---|---|---|
| 名刺交換 | 書面での通知として例外にあたるとされる。送信者表示と配信停止方法は必須 | 初回は個別のお礼メールで、今後の配信予定を伝える |
| ブースのアンケート | 用紙に「案内送付への同意」欄を設けると明確 | 同意の有無を一覧で管理する |
| 来場者バッジのスキャン | 主催者の規約で利用範囲が決まっていることが多い | 会期前に規約を読んでおく |
| 名刺交換していない来場者 | 送らない | 主催者から提供される情報は規約次第 |
法律上は問題がなくても、いきなり一斉配信のメルマガが届くと戸惑う人はいます。まずは担当者名で「ご来場のお礼」を送り、その中で「今後、新製品やセミナーのご案内をお送りします。不要な場合はこちらから停止できます」と伝える。このひと手間で、受け取る側の印象は大きく変わります。
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会期中の名刺・アンケートの管理
個人情報の事故は、展示会の会期中にも起こります。ブースの受付台に名刺の入った箱を置きっぱなしにする、アンケート用紙をクリアファイルに挟んだまま机に残す、といった状態は紛失や盗難のもとです。
- 名刺とアンケートは、時間を決めて担当者が回収し、鍵付きのバッグや引き出しに入れる
- 毎日の終わりに枚数を数え、日付ごとの封筒に分けて持ち帰る
- スマートフォンで撮影して取り込む場合は、個人の端末に残さず会社の名刺管理ツールに入れる
- ブースを無人にする時間をつくらない
会期中の防犯全般については展示会ブースの防犯と、会期中の展示品・私物の管理もあわせてご覧ください。また、名刺の裏に「温度感」や話した内容をメモしておくと、後のフォローの質が上がります。当日の聞き取りと記録の設計は展示会当日に「何を聞いて、どう残すか」の設計で紹介しています。
展示会後のデータ入力と社内共有
名刺のデータ化は、会期後3営業日以内を目安に終えるのが理想です。入力が遅れるとフォローも遅れ、相手の記憶が薄れてしまいます。会期後の動き方は展示会が終わってからの30日でやることで詳しくまとめています。
社内での共有にも気をつけましょう。名刺一覧のExcelファイルをメールに添付して回すと、誤送信や持ち出しのリスクが高まります。営業管理ツールなどで、必要な人だけが見られる状態にしておくのが安全です。
特に注意したいのが、代理店や提携先など社外への提供です。本人の同意なく第三者に渡すことは原則としてできません。複数の会社が一緒に出る共同出展では、名刺をどの会社が受け取ったかが曖昧になりがちです。最初から会社ごとに名刺を受け取る運用にしておくと迷いません（共同出展のメリットと注意点）。
配信停止や問い合わせが来たときの対応
配信停止の依頼が来たら、速やかにリストから外します。部署ごとに別の配信リストを持っていると、片方だけ止めて別の部署から再送してしまう事故が起こりがちです。停止は全社のリストに反映させましょう。
また、「どこで私の情報を知ったのか」と問い合わせを受けることもあります。データ入力の際に「入手経路（展示会名・日付）」の欄を設けておけば、すぐに答えられます。問い合わせの窓口となる担当者を決めておくことも大切です。
よくある質問
Q. 名刺交換した相手全員にメルマガを送ってもいいですか？
A. 特定電子メール法では、名刺で知らせてもらったアドレスは例外として送信できると整理されています。ただし送信者の表示と配信停止方法の記載は必須です。相手の受け止め方を考えると、初回はお礼メールで配信予定を伝えるのが無難です。
Q. アンケート用紙に同意欄は必要ですか？
A. 使い方によって法律上の要否は変わりますが、「今後、製品やセミナーの情報をメールでお送りしてもよろしいですか（はい／いいえ）」という欄があると、後で迷わずに済みます。
Q. 名刺の保管期間はどれくらいにすべきですか？
A. 法律で一律に決まっているわけではありません。「最終接触から3年」など社内でルールを決め、不要になった紙の名刺はシュレッダー処理、データは削除するのがおすすめです。
まとめ
展示会で集めた名刺は、会社にとって大切な資産であると同時に、相手から預かった個人情報です。利用目的を伝える、送信者表示と配信停止方法を守る、会期中から安全に管理する、社外に勝手に渡さない。この基本を押さえておけば、安心してフォローに力を注げます。「この会社は丁寧だ」と感じてもらえることも、展示会の成果のひとつです。
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