開場前の30分で何をする？ 展示会当日の朝の時間割と、開場直前に確かめること

展示会の当日、開場のアナウンスが流れた瞬間に「パンフレットが足りない」「デモ機が立ち上がらない」と気づく。初めての出展では、こうしたことが珍しくありません。会期中で一番来場者が多いのは開場直後という展示会も多く、最初の1時間をバタバタで過ごすのはもったいないことです。

この記事では、出展者が入館してから開場するまでの朝の時間に何をすればよいかを、時間の流れに沿って整理します。前日のうちに準備できることと、朝にしかできないことを分けて考えるのがポイントです。

朝の時間は思ったより短い

出展者は来場者より早く会場に入れますが、入館できる時刻は展示会ごとに決まっています。目安として開場の1時間前後前から入れることが多いものの、展示会によって異なるため、出展者マニュアルで必ず確認してください。

入館口が混む、ブースまで歩くのに時間がかかる、更衣や荷物の片付けに手間取る、といったことを考えると、実際にブースで準備できる時間は30〜40分ほどと見ておくと安全です。だからこそ、朝にやることを決めておき、前日にできることは前日に済ませておきます。ブースの完成状態の確認は、展示会前日の「引き渡し確認」でチェックする10のポイントで紹介した方法で前日に済ませておくと、朝の負担が大きく減ります。

開場前の時間割（例）

開場が10時、入館が9時の場合の時間割の例です。全員が同じことをするのではなく、担当を分けて同時に進めるのがコツです。

時刻	やること	担当
9:00	入館・荷物を置く・身支度	全員
9:10	照明・モニター・デモ機の電源を入れ、動作を確認する	機材担当
9:10	床・テーブルの清掃、ゴミの回収、展示品の拭き上げ	ブース担当
9:20	パンフレット・ノベルティ・名刺の補充、受付まわりの整頓	受付担当
9:35	朝礼（今日の目標・役割・注意点の共有）	全員
9:50	持ち場について待機、私物がブースから見えないか最終確認	全員

2日目以降は、前日の終礼で決めた改善点をこの時間に反映します。終礼の進め方は展示会の会期中にやる「終礼」と日ごとの改善を参考にしてください。

機材と展示品は「来場者の目線」で確かめる

電源が入っていることと、来場者にちゃんと見えていることは別です。照明が展示品に当たっているか、モニターの映像が止まっていないか、音量は昨日と同じかを、通路側に立って確認します。

• モニター：再生が最初から始まるか、ループ再生になっているか
• デモ機：一度実際に動かし、ログインや設定が初期状態に戻っていないか
• タブレット：充電は十分か、スリープまでの時間が短すぎないか
• 照明：電球が切れていないか、向きがずれていないか

会場の電源は、開場前の決まった時刻まで通電しない場合もあります。通電の時刻は事前に確認しておき、電源が入らないときの連絡先も控えておきましょう。電源まわりの準備は展示会ブースの電源・インターネット回線の申込みと対策でも解説しています。

朝礼は5分で、3つだけ伝える

朝礼は長くする必要はありません。目安として5分程度で、次の3つを共有すれば十分です。

• 今日の目標：例「名刺100枚」より「商談につながる会話を20件」のように、成果に近い数字
• 役割と休憩の順番：誰が受付で、誰がいつ休憩に入るか
• 今日の注意点：昨日うまくいかなかったこと、来場予定のお客様、会場からの連絡事項

初日は特に、スタッフ同士が「どこに何があるか」を共有する場にもなります。予備のパンフレット、名刺、筆記具、養生テープの置き場所を全員が知っているだけで、会期中の小さな困りごとが減ります。役割の決め方は当日にバタバタしないための役割分担と持ち物リストも合わせてどうぞ。

開場直前の「最後の1分」で見るところ

開場の直前は、ブースの外に出て通路から全体を眺めます。来場者が最初に目にする景色を確かめる時間です。

• テーブルの上に飲み物、スマートフォン、バッグが出ていないか
• 段ボールや梱包材がバックヤードからはみ出していないか
• スタッフが全員、ブースの奥ではなく通路側を向いて立てる位置にいるか

立ち位置ひとつで、入りやすさは変わります。ブースの作りと人の配置がどう組み合わさるかは、施工事例の写真を見るとイメージしやすくなります。

朝の準備は全員そろってからのほうがいいですか？

全員が同じ時刻に入館できるのが理想ですが、難しい場合は機材担当を先に入れるのがおすすめです。機材の不具合は対応に時間がかかるため、早く見つけるほど開場に間に合いやすくなります。

開場前に補充品が足りないと分かったら？

会場内で印刷や買い出しができるとは限りません。予備は前日のうちにバックヤードへ多めに置いておき、足りない分は会期中に届けてもらえる人を社内で決めておくと安心です。

まとめ

開場前の朝は、実際に使える時間が30〜40分ほどしかありません。前日に引き渡し確認を済ませ、朝は機材の動作確認・清掃・補充・朝礼を担当ごとに同時に進める。最後に通路側からブースを眺めてから開場を迎えれば、来場者が多い最初の1時間を落ち着いて迎えられます。

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