何を伝えれば、いい提案が返ってくる？ 展示会ブース発注のオリエンシートの書き方

「とりあえず、かっこいいブースでお願いします」。展示会ブースの制作会社に、そう伝えた経験はありませんか。悪気はなくても、この一言だけでは返ってくる提案は運任せになります。逆に、伝えるべきことを整理して渡せば、初回提案の精度は驚くほど上がります。

この記事では、初めて展示会ブースを外注する担当者に向けて、オリエンシート（依頼内容をまとめた資料）に何を書けばよいのかを整理します。デザインの知識は要りません。必要なのは、自社のことを言葉にすることだけです。

オリエンシートは「デザインの答え」を書く場所ではない

オリエンシートに「木目調で、白基調で、ロゴは右上に」と書き込む必要はありません。それはデザイナーの仕事です。担当者が書くべきなのは前提です。誰に、何を伝えたいのか。いくらまでで、いつまでに。前提さえ正確なら、デザインの引き出しは制作会社が持っています。

前提が曖昧なまま見た目だけを指定すると、きれいだけれど成果につながらないブースができあがります。A4用紙1枚、箇条書きで構いません。

最低限そろえたい7項目

特に効くのが展示物の寸法と重さです。実機を床に直置きするのか展示台に載せるのかで、レイアウトは根本から変わります。「あとで送ります」ではなく、分かる範囲の数字を最初に渡してください。提案が図面で返ってきたときの読み方は平面図・立面図の見方で解説しています。

「かっこいい」を、目的の言葉に翻訳する

出展目的は、できるだけ数字にしてください。「認知度を上げたい」だけでは、提案を評価する軸がありません。「名刺200枚」「商談アポ15件」まで書くと、受付の位置も商談席の数も、そこから逆算できます。

名刺獲得を最優先するなら、通路に向かって開いた入りやすいブースと、足を止める仕掛けが要ります。既存顧客とじっくり話すことが目的なら、通路から視線が切れる半個室が要ります。同じ予算でも、この2つはまったく違う設計になります。目標の立て方は展示会の目標設定とKPIもご覧ください。

予算は「幅」で伝えたほうが、いい提案が返ってくる

予算を伝えたがらない担当者は少なくありませんが、これは損をします。金額が分からないと、制作会社は無難な真ん中を狙うか、規模の外れた提案を出すしかありません。「70〜100万円で考えている」と伝えるほうが、提案はぐっと具体的になります。

相場感がない場合は、価格を公開しているサービスを目安にするのも手です。当社が運営する「NEIGHBOR」では、1小間（9㎡）が壁面のみのプランで18万円から、システムブースで28万円から。2小間（18㎡）はシステムブースが42万円から、木工ブースが105万円からです。ここに電気工事費、運搬費、印刷費、当日の人件費が別途乗ると考えると全体像がつかめます。費目の内訳は展示会出展の費用の考え方にまとめています。

あわせて、その予算に「含むもの／含まないもの」を書き添えてください。デザイン費だけなのか、施工と撤去まで込みなのかで、見積書は倍近く変わります。

添付するのは、この3点だけでいい

1つ目は、主催者が配布する出展規定（PDF）。壁面の高さ制限、天井を張れるか、火気を使えるかなど、ここを外すと提案そのものがやり直しになります。2つ目は、ロゴデータと会社案内。ロゴはAIやEPSなど拡大しても荒れない形式が理想です。3つ目は、展示物の写真。スマートフォンで撮ったもので構いません。

これに加えて「いいと思ったブースの写真」が2〜3枚あると精度が上がります。別業種のものでも構いません。当社の施工事例も、好みの方向を伝える材料に使ってください。

依頼から本番までの、現実的なスケジュール

目安として、会期の4〜6か月前に相談を始めるとゆとりがあります。初回提案まで2〜3週間、修正のやり取りに2〜3週間、社内決裁に2週間、制作と印刷に1〜2か月。装飾申請の締切（多くは会期の1〜2か月前）から逆算すると、余白は思ったほどありません。

会期まで3か月を切っている場合は、既製部材を組み合わせるシステムブースに絞ると間に合わせやすくなります。工法の違いはシステムブースと木工ブースの選び方、準備全体の逆算は会期6か月前からのスケジュールをご参照ください。

よくある質問

Q. 複数社に同時に依頼（コンペ）してもいいですか？

A. 問題ありませんが、3社までをおすすめします。同じオリエンシートを全社に渡し、提出日と評価軸（デザイン・予算・実績のどれを重視するか）を先に伝えると、比較しやすく、各社も本気の提案を出しやすくなります。

Q. デザインのイメージがまったく浮かびません。

A. それで大丈夫です。「浮かばない」と正直に書いてください。そのうえで避けたいことを3つ挙げるだけで、方向性は十分に絞れます。「黒基調は避けたい」「社名は10m先から読めるように」「什器費は抑えたい」。このくらいの粒度で構いません。

Q. オリエンシートは何ページくらい必要ですか？

A. A4で1〜2ページです。作り込んだ長い資料より、7項目が埋まった1枚のほうが確実に伝わります。メール本文に箇条書きで書いても機能します。

まとめ

オリエンシートは、制作会社を試す資料ではなく、自社の狙いを社内で確認する資料でもあります。書きながら「そういえば目標を決めていなかった」と気づけたなら、それだけで価値があります。

展示会・小間数・目的・ターゲット・展示物・予算・スケジュール。この7つを埋め、出展規定のPDFとロゴを添えて送る。それだけで、返ってくる提案の質は確実に変わります。

東京フィルムアートでは、初めての出展でも安心の展示会ブース装飾サービスを提供しています。イメージ図を選ぶだけで概算見積もりがつくれる「NEIGHBOR」もぜひご活用ください。

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