初出展の落とし穴。搬入・搬出をスムーズに乗り切る段取り術

展示会の準備で意外と見落とされがちなのが、搬入・搬出の段取りです。当日「トラックが会場に入れない」「荷物が多すぎて運びきれない」と慌てるケースは少なくありません。事前に知っておけば防げることばかりなので、ポイントを整理します。

搬入出マニュアルは「真っ先に」読む

出展が決まると主催者から出展社マニュアルが届きます。この中の搬入出のページは、装飾の計画より先に確認しましょう。車両の入場時間帯、事前申請の要否、台車の使用ルール、エレベーターのサイズなど、当日の行動を左右する情報が詰まっています。特に大規模会場では車両待機の時間が長くなりがちなので、時間には余裕を持たせます。

荷物は「少なく・まとめて・ラベル付き」

持ち込む荷物は、現地で開ける順番を考えて箱詰めし、すべての箱に社名とブース番号を大きく書いておきます。宅配便で会場に直送できる展示会も多いので、活用すれば当日の手荷物を大幅に減らせます。ただし直送の受取時間や置き場所のルールは会場ごとに違うため、マニュアルでの確認が必須です。

撤去は「開始前」が勝負

会期最終日、閉場と同時に会場は一斉撤去の混雑に突入します。撤去をスムーズにするコツは、事前の役割分担と梱包材の保管です。搬入時に使った段ボールや緩衝材を捨てずに畳んでおけば、撤去はその逆再生でスピーディに終わります。装飾会社に施工まで頼んでいる場合は、撤去の集合時間もあらかじめ確認しておきましょう。

まとめ

マニュアルを最初に読む、荷物はまとめてラベル付き、撤去は準備の逆再生。搬入出の段取りが整うと、当日の心の余裕がまるで違います。

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