出展の申込みは済ませたものの、ブースの装飾はまだ手つかず。「会期まで2か月あるから大丈夫だろう」と思っているうちに、気づけば残り1か月。初めての出展では、とてもよくある流れです。
ブース装飾の発注には、「この日を過ぎると選べるものが減っていく」という境目がいくつかあります。この記事では、発注期限をどこから逆算すればよいか、相談から施工までにどのくらいの期間を見ておけばよいか、そして時間が足りないときに何を優先するかを順に説明します。期間はいずれも目安で、展示会や装飾会社によって前後します。
発注期限は「会期」ではなく「提出期限」から逆算する
最初に押さえておきたいのは、ブース装飾の締め切りを決めているのは会期の初日ではない、ということです。
多くの展示会では、出展者は主催者に対して、ブースの図面や施工会社の届出、電気の使用量などを期日までに提出します。この提出期限は、展示会ごとに出展マニュアル(出展の手引き)で決められていて、会期のかなり前に設定されていることが少なくありません。
図面を出すには、ブースの形が決まっている必要があります。電気の申込みには、照明やモニターの台数が決まっている必要があります。つまり「提出期限の時点で、ブースの中身がほぼ決まっていること」が実質的な発注期限になります。
出展が決まったら、まず出展マニュアルを開き、装飾や電気にかかわる提出期限を書き出してください。書類の種類は展示会の提出書類と申請手続きの基本にまとめています。
相談から施工まで、どのくらいかかるか
装飾会社に声をかけてからブースが建つまでには、いくつかの工程があります。1〜2小間の一般的なブースを想定した、期間の目安は次のとおりです。
| 工程 | 時期の目安 | この段階で決めること |
|---|---|---|
| 相談・見積もり依頼 | 会期の3〜2か月前 | 出展の目的、予算、小間数、展示するもの |
| プラン決定・発注 | 2か月〜6週間前 | ブースの形、工法、壁面や什器の内容 |
| 主催者への書類提出 | 展示会ごとの期限 | 図面、施工会社の届出、電気の申込みなど |
| グラフィックの入稿 | 3〜2週間前 | 壁面やパネルに出力するデザインデータ |
| 製作・出力 | 2週間前〜直前 | (装飾会社側の作業) |
| 施工 | 会期の前日〜2日前 | 現地での引き渡し確認 |
見落としやすいのは、表の中に「出展者側の作業時間」が含まれていることです。見積もりを社内で検討する時間、上司の承認を取る時間、グラフィックの原稿や写真を集める時間。装飾会社の作業より、こちらで日数がかかる場合がよくあります。
相見積もりを取るなら、さらに1〜2週間を見ておくと安心です。比べ方は相見積もりの取り方で、全体の流れは申込から搬入までの逆算スケジュールで詳しく説明しています。
展示会ブースかんたん見積もり「NEIGHBOR」
1小間のブース、いくらでつくれる？
いずれも1小間（3m×3m）・税別。照明込みで、ターポリンやパネルなどの装飾は別料金です。
工法によって、必要な期間は変わる
システムブースは、規格化されたアルミのフレームとパネルを組み合わせてつくります。部材をあらかじめ用意してあるため、比較的短い期間で対応しやすい工法です。
木工ブースは、形や仕上げを自由に決められる反面、設計と工場での製作に時間がかかります。図面の確認や修正のやりとりも増えるので、システムブースより早めに動き出す必要があります。目安として、2か月前には相談を始めておきたい工法です。
参考までに、当社のNEIGHBORの価格は、1小間で壁だけプラン18万円〜、システムブース28万円〜、木工ブース72万円〜(参考価格)です。いずれも税別・照明込みで、ターポリンやパネルなどの装飾は別料金です。工法ごとの向き不向きはシステムブースと木工ブースの選び方も参考にしてください。
会期まで1か月を切っていたら、何を絞るか
すでに時間がない場合でも、できることはあります。大切なのは「全部やろうとしない」ことです。優先順位は次のように考えます。
- 主催者の提出期限を最初に確認する。期限を過ぎている書類があれば、まず主催者の事務局に相談します。自己判断で進めないことが大切です。
- 工法は短期間で対応しやすいものを選ぶ。凝った造作よりも、壁と照明がきちんと整ったシンプルな構成を優先します。
- グラフィックは点数を減らす。壁一面を細かく作り込むより、社名と「何の会社か」が伝わる1枚に絞ります。
- 決める人を1人にする。確認の往復が減るだけで、数日単位で早くなります。
入稿データの準備が間に合わないことが、直前の発注でいちばん多いつまずきです。入稿の基本はグラフィックの作り方と入稿の基本にまとめています。
早く発注すると、何が変わるか
ひとつは、選択肢が残ることです。時間があれば、工法も、壁面の見せ方も、什器の種類も比べて選べます。直前になるほど「間に合うもの」の中から選ぶことになります。
もうひとつは、修正ができることです。プランを見て「やはり商談テーブルを置きたい」「入口を広げたい」と思っても、製作が始まったあとでは変更が難しくなり、追加の費用がかかることもあります。
展示会が集中する時期は、装飾会社の予定も埋まりやすくなります。出展が決まった段階で、まずは相談だけでもしておくと、その後の段取りが楽になります。実際のブースの仕上がりは施工事例でご覧いただけます。
よくある質問
Q. 出展するか迷っている段階でも、相談してよいですか？
問題ありません。小間数と会場、おおよその予算が分かれば、概算の見積もりは出せます。金額の目安があるほうが、出展の判断や社内の稟議も進めやすくなります。
Q. デザインが決まっていなくても発注できますか？
できます。むしろ、決まっていない段階で相談するのが普通です。出展の目的と、展示したいもの、予算の3点を伝えれば、装飾会社がプランを提案します。伝える内容はオリエンシートの書き方が参考になります。
まとめ
ブース装飾の発注期限は、会期の初日からではなく、主催者への提出期限から逆算して決まります。目安として、相談は会期の3〜2か月前、発注は2か月〜6週間前に済ませておくと、無理のない進行になります。
時間が足りないときは、提出期限の確認を最優先にし、工法とグラフィックを絞って、決める人を1人にする。この順番で動けば、短い期間でも形になります。まずは出展マニュアルを開いて、期限を書き出すところから始めてみてください。
東京フィルムアートでは、初めての出展でも安心の展示会ブース装飾サービスを提供しています。イメージ図を選ぶだけで概算見積もりがつくれる「NEIGHBOR」もぜひご活用ください。
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